飲み会幹事攻略マニュアル（歓迎会、送別会、壮行会、忘年会などにむけて）
こんばんは、ヒデトです。
新緑も生い茂る季節となり、徐々に春の暖かさから夏の暑さへと気候が変化していっています。
この春から入社した新入社員では本配属を済ませた方も多いと思います。
歓迎会も終わり、お客様から会社の下っ端へと顔が変わってきた頃合い。
そんな頃合いに立ちはだかる大きな壁、「飲み会幹事」。
大学の頃と違い目上の人が多く参加する会社の飲み会。
プレッシャーも多く、若手社員の登竜門的業務である「飲み会幹事」をどうやれば良いかわからないあなたへ、飲み会幹事マニュアルを捧げたいと思います。
このマニュアルを使い飲み会を成功へ導き、評価をぶち上げてやりましょう！
飲み会幹事がやることをまとめた幹事攻略マニュアル
■目次■
飲み会幹事をやるべき理由
なんでそもそも飲み会幹事をやらないといけないの？
飲み会幹事って正直めんどくさい仕事です。
それは間違いない。
できればあまり労力を費やさず飲み会を無難に終えたいな、とか僕も初めて幹事を任された時は思ってました。
そんな想いで迎えた当日は、皆から怒られるし散々な会となりました。
でもある日、海外ドラマの「SUITS」を観ていてこのシーンにビビッと来たのです。
主人公のマイクは入社早々、夕食会の幹事を任され、仕事が忙しい中お店の手配までしなくてはならなくなりました。
選んだお店がイマイチだったため、上司のハーヴィーに選びなおすよう命じられて思わず一言、「もうお店なんてどうでもいい」。
これをうけて、ハーヴィーが言ったセリフです。
「入社当時、仕事熱心だと印象づけた。今じゃ何時に来ようが誰も俺の能力を疑わない。よく覚えておけ。第一印象が命だ。しくじったら終わりだぞ」
↓マイク同様、飲み会幹事などをちゃんとやらなかった同僚を指して言った言葉
↓仕事は業務だけじゃない。飲み会幹事など、一見業務に関係ないことでも全力を尽くせ、と。
これを受けて、僕は飲み会の幹事をちゃんとやろうと思いました。
しかし、やり方がわからなかったの先輩に都度都度アドバイスをもらったり、お店選びを手伝ってもらったり、、、
数回目には皆が盛り上がり、満足してもらえる飲み会をコンスタントに回すことができるようになりました。
そして、飲み会幹事を満足にこなせるようになって、感じたメリットがあります。
・飲み会が楽しく進むと、自分も楽しく過ごせる
準備がイマイチで、皆が楽しんでもらえない飲み会より、皆が楽しんでもらえる飲み会のほうが楽しいに決まっていますね。
・皆に感謝される
会終わりや、翌日の皆からの「お疲れ、ありがとう」という言葉も案外うれしいものです
・上の人からの覚えが良くなる
直接の上司以外と接する機会って会社では意外と飲み会くらいしかなくて、そこで満足な動きができると仕事関係なくプラスの評価をもらえるようになります。
・信頼が積みあがる
ハーヴィーも語っていることです。飲み会幹事でも全力を尽くしていると、人として信頼されるように、仕事もケチをつけられないようになります。逆に、ちゃんとやらない人はいつまでもつまらないことでケチをつけられるような人になります。
以上で、飲み会幹事をやるべき理由をお話しました。
続けて、実際に飲み会幹事を回していく方法をご紹介していきます！
飲み会幹事マニュアル
飲み会幹事の仕事は、大きく2つに分けられます。
事前準備
当日進行
以下では、この2項目に分けてご紹介したいと思います。
事前準備編
まずは、前日までに進めておく準備、事前準備についてご紹介したいと思います。
実は、飲み会において事前準備は何よりも大切です。
ここの頑張りで80%は成功かどうか決まるといっても過言ではないでしょう。
①日程調整
まずは、日程調整です。
日付が決まっている（部署の会議後の懇親会など）場合はその必要はありませんが、多くの場合必要になる作業です。
ケース別に、やり方を記載していきます。
・主賓がいる場合
主賓がいる場合（歓送迎会や、壮行会など）は、まず主賓の空いている日程を複数押さえます（部署で行う場合は、部長などの部署のトップ陣）。
そのうえで、調整さんなどの日程調整アプリを使用し、参加候補者に連絡、日程を調整しましょう。
（全体向け日程調整メールサンプル）
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タイトル：○○さん歓迎会
△△部各位
お疲れ様です。
表題の通り、5/1付けで△△部に配属されました○○さんの歓迎会を開催したいと思います。
つきましては、日程の調整をお願いしたく、以下のURLに参加可能日のご記入をお願いいたします。
締め切り：5/10(金)
URL：～～～～
幹事 ヒデト
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・主賓のいない場合（ただの懇親会、忘年会など）
主賓がいない場合は、優先させるべき参加者がいないので、調整さんをお願いすればよいでしょう。
ただ、部署で行う場合は部長の可能日などを押さえたうえで、部署メンバーに調整さんの日程連絡をお願いするようにしましょう。
※ただ、日程調整で気を付けなければならない点は、早めに行った方が良い会もあるため（歓迎会など、ニューカマーがなじむために必要な会）、遅くなりそうな場合は適宜上司の方などに相談するようにしましょう。
これで、日程調整は完了です。
参加者もおおよそ決まってきたでしょう。
②店選び
飲み会事前準備の鬼門、店決めです。
若手幹事の多くが頭を悩ませるのはここでしょう。
参加人数にもよりますが、以下の点に気を付けて選んでください。
・費用
・コース料理、飲み放題
・個室
・会社からのロジスティクス
それぞれについて、解説していきます。
・費用
費用はだいたい5,000円/人あたりが適切でしょう。
この辺りは部署の金銭感覚や、経費か個人負担か、などによるため上司の方とご相談ください。
・コース料理、飲み放題
アラカルトでもいいよ、と言う先輩や上司の方もいらっしゃるかもしれませんが、これは幹事側の負担軽減です。
料理を選ぶ手間や、お会計の不明瞭化を防ぐことができます。
飲み放題付きのコース料理にしておけば、料理を選ぶ手間が省けるうえ、費用を予め見積もることができます。
注意すべきは、あまりないかもしれませんが飲み放題に焼酎のボトルなんかが含まれているお店は避けたほうが良いです。
その場合、幹事や他の若手が焼酎を焼酎を飲む人のために水割りやロックなど作らなくてはならなくなり、飲み会中大変になります。
・個室
部署の飲み会の場合、がやがや騒いだり、挨拶の時間などがあるため、周りのお客さんに迷惑が掛かります。
実際、僕も最初の頃は個室にしなかったので店員さんに怒られたり、他のお客さんがうるさいからお店を早々に出てしまったりで、失敗しました。。
なので、個室のお店やフロア貸し切りができるお店を手配するのが良いでしょう。
・会社からのロジスティクス
飲み会の人数にもよりますが、会社から遠くにしてしまうとなかなかメンバーがそろわなかったりで会を始められない、ということがあり得ます。
なので、基本は会社から徒歩圏内、電車でも一駅程度にしておくのがおススメです。
どうしても会社から近くないお店にする場合は、会社のデスクから皆さんを幹事がお連れするか、他の人に先導をお願いしておいたほうが良いでしょう。
③案内メール
日程、お店が決まったら即座に参加者に流しましょう。
この案内がないと、幹事に飲み会についての個別問い合わせがどんどん来ることになってしまいます。
必要な情報は以下の通りです。
・題目（○○さん歓迎会など）
・日程、時間
・会場
・料理、飲み放題か否か
・集合について
・参加者
（案内メールサンプル）
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タイトル：5/31(金)○○さん歓迎会についてのご案内
△△部各位
お疲れ様です。
先日は日程調整にご協力いただきありがとうございました。
表題の会につきまして、以下の通りご案内申し上げます。
・日時
5/31(金) 18:00～
・会場
銀座 □□バル
URL：～～～～
ワインとお肉のおいしいお店です！
・料理
コース料理、2時間飲み放題付き
・集合について
「ヒデト」で予約しておりますので、お店には現地集合でお願いいたします。
・参加者
主賓：○○さん
○○部長、○○課長、○○～～～（計25名）
※参加者について、認識に相違ございましたら前日までにご連絡ください。
以上、ご不明点ございましたらお問い合わせ頂ければ幸いです。
また、当日何かございましたらヒデトの携帯（080-0000-0000）までご連絡をお願いいたします。
幹事 ヒデト
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上の案内メールでは、参加者確定も一緒に行っています。
なので、調整さんで日程から外れた人にも一応この案内は送っておきましょう。
予定が変わり、参加できるようになった！という人もいらっしゃるかもしれません。
以上、①～③の通り事前準備をご紹介しました。
ここまでは最低限の準備となります。
＋アルファでやっておくと尚良い準備について、以下追記していきます。
④会費徴収（＋アルファ）
③までで人数、費用は確定しているので事前に会費の連絡をするのはよいでしょう。
お金がかかるのを知らなかった！ということを言い出す人が現れることのリスクヘッジにもなります。
注意！）会費徴収のメールは主賓の方には送らないこと。
注意！）会社経費と個人負担の分配があらかじめ決まっている場合は事前でも問題ありませんが、個人負担のみの場合はお会計を見てから徴収したほうが良いでしょう（意外と消費税や、サービス料などを見落とす可能性もあるため）
（会費徴収メールサンプル）
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タイトル：5/31(金)○○さん歓迎会 会費お支払いのお願い
△△部各位
お疲れ様です。
表題の通り、会費のお支払いをお願いしたく、以下ご確認の上ヒデトまでお支払いのほどよろしくお願いいたします。
○○部長 1万円
○○課長 5千円
～～～～
幹事 ヒデト
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⑤席決め（＋アルファ）
席決めは、お店に入って速やかに会を開催するのに有効でしょう。
幹事が慣れない間は、やっておくのが良いかもしれません。
ポイントは、以下3点です。
・主賓が複数いる場合は主賓をばらけ、上座に座ってもらうこと。
・上司陣も可能であれば上座に座ってもらいましょう。
・若手陣もテーブルごとにばらけるようにしましょう。料理や飲み物のサーブを手伝ってもらうためです。
席を決めておく場合は、座席表を作成し、紙に印刷し他の若手陣に当日は席の案内をお願いしておきましょう。
⑥店の下見（＋アルファ）
席決めにもかかわってきますが実際の席の配置がどうなっているか、お店の雰囲気がどうなっているか、などをチェックすることが目的です。
最近は少なくなってきましたが、営業部などでは、幹事が行ったことのないお店に上司や主賓を連れていくとは何事だ、というお偉いさんもいらっしゃるので、そういったところのリスクヘッジにもなります。
下見であっても、実際に行ったことはあるわけですからね。
食事をわざわざしなくても、お店に電話して事前許可を取っておけば、下見だけして帰ることも可能です（混んでいる時間帯はやめましょう）。
以上で事前準備編は終了です。
ここまで万全にやっておけば、飲み会の成功はほぼ約束されたも同然です。
続いて、当日編についてご紹介したいと思います！
当日進行編
事前準備をしっかりやっておけば、80%は成功が約束されている、と述べました。
しかし、当日の進行をしっかりすることが前提です。
当日の朝～会の終わりまでどう動けばよいのか、ここではご紹介したいと思います。
①リマインドメール
当日の朝、参加者にリマインドのメールを送りましょう。
部署であれば少ないですが、会があることを忘れている人がいることを防ぐことが目的です。
また、メールをあさるのが面倒だからと幹事に出発時間やお店について個別で尋ねてくる人もいる可能性もあるので、それも防ぎましょう。
メールは、案内を再送するだけでよいと思います。
タイトルに「リマインド」の文言を足すのを忘れないでくださいね！
②タイムスケジュール作成
こちらはわざわざ紙にまでする必要はありませんが、歓送迎会などの飲み会の時はスケジュールを作成しておくのが便利です。
主賓のあいさつの時間などを事前に考えておくことで、当日いつの間にか時間が無くなっていた！などの事態を防ぐことができます。
（スケジュール一例）
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18:00 集合完了、乾杯のご挨拶（○○部長）
19:00 主賓 ○○さんご挨拶
その後、席替え
19:50 中締めのご挨拶（○○課長）
20:00 完全撤収
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※乾杯のご挨拶や、中締めのご挨拶をお願いする人には（一般的には部署の２トップ）、事前にお願いしておきましょう。
乾杯はトップ、中締めは2番目ですね。
会社ごとにいろいろルールがあると思いますので、ここは先輩と要相談です。
以下、上のスケジュールになぞってどのように幹事がふるまえばよいか（特に乾杯のご挨拶、主賓のご挨拶、中締めのご挨拶の際など）述べていきたいと思います。
③会のスタート（乾杯前）
まず、幹事は少し早めにお店についておくようにしましょう。
いきなり全員分の飲み物を頼むと提供に時間がかかるため、ビールを予め注文しておきましょう。
ビール以外の人もいるとは思いますが、ほとんどの人はビールだと思うので、ビール以外の人の分を頼むだけならあまり時間はかかりませんね。
予め、先輩に部署にビール以外を頼む人がいるかどうか確認しておくとよいかもしれません。
そして、飲み物がそろったら幹事がしゃべります。
目的は会の始まりを伝えること、そして乾杯の発声の担当の人に回すことです。
（幹事 開会のあいさつ例）
ーーーーーーーーーーー
①通常
「皆さんお集りいただきありがとうございます。
今日は○○さんの歓迎会です！ではさっそく○○部長から乾杯のご挨拶をいただきたいと思います。
部長、よろしくお願いいたします。」
②部長が主賓の場合
「皆さんお集りいただきありがとうございます。
今日は○○部長の歓迎会です。
本来であれば部長から乾杯のご発声をいただくべきところですが、部長が主賓でいらっしゃいますので○○課長からご挨拶をいただきたいと思います。
課長、よろしくお願いいたします。」
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これで、乾杯のあいさつまで完了です。
乾杯が終わった後、「本日はコース料理、飲み放題メニューはこちらです！」なんて添えるとベター。
④飲み会中（乾杯後～中締め前）
会の間は以下のポイントに気をつけておけばOKです。
・飲み物が足りていない人がいれば、勧め注文しておく
・主賓のあいさつなど、タイムスケジュール通りに勧める
・お会計
それぞれ項目についてコメントしておきます。
・飲み物が足りていない人がいれば、勧め注文しておく
飲み物が空きそうな人にはメニューをお渡しし、店員さんに注文を通しましょう。
・主賓のあいさつなど、タイムスケジュール通りに勧める
飲み会を楽しんでいると、うっかり主賓のご挨拶の時間がなくなってしまうこともあり得ます。
スケジュール通りに進めてしまうもよし、料理の配膳具合を見てすこしはやめたり、遅くしたり、現場で判断しましょう。
困ったら周りの人に相談するのもよいと思います。
（主賓のご挨拶の際のかけ声例）
ーーーーーーーーーー
（拍手をし、皆の注目をひく）
ご歓談中失礼します！
本日主賓の○○さんからご挨拶をいただきたいと思います！
○○さん、よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーー
※事前に、主賓の人には挨拶の時間があること、会が始まってから何分後を考えているかなど伝えておきましょう
・お会計
ラストオーダーが過ぎたころが目安です。
幹事のみレジに行き、お会計を予め済ませておきましょう。
終了時にお会計なんかしていては、皆を待たせることになってしまいます。
スマートに済ませておくのがベストです。
経費で落とせる場合はもちろん、個人負担の場合でも領収書は必須です。
経費精算の際には会社名の書いた領収書は必須ですし、個人負担であってもいくらかかったのか、バウチャーとしてとっておきましょう。
※幹事はここでクレジットカードで立て替えておきましょう。
ポイントがたまって副収入になります。1年目に3万円くらい貯まりました笑
ちなみに、楽天カードがオススメです。
ポイントがたまりやすいのと、そのまま楽天ショッピングで買い物に使えて便利です。
⑤会の終了（中締め）
もうそろそろ飲み会も終了です。
最後までびしっと行きましょう。
主賓のご挨拶の際に注目を集めたような方法で、以下の通り進めればよいと思います。
（幹事 中締め導入 例）
ーーーーーーーーーーーー
（拍手をし、皆の注目をひく）
皆さんご歓談中申し訳ございません。
楽しい会もそろそろ終了となります。
それでは、中締めのご挨拶を○○課長からいただきたいと思います。
○○課長、よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーー
中締め終了後、撤収してもらうよう皆さんに声掛けしましょう。
荷物置き場などを作っている場合は、幹事や他若手陣が荷物置き場に張り付き皆さんが出やすいよう荷物を取ってあげましょう。
また、最後、皆さんが撤収後は幹事が席を見回り、忘れ物がないかチェックしてください。
※ちなみに、僕が以前チェックしたときになぜかネクタイが忘れてありました。。。
⑥お店をでてから（二次会含む）
最後に幹事がお店を出ると、だいたい皆がお店の前でたまっています。
ここで、一本締めをする文化のある会社は行い、「皆さんありがとうございました！それでは各自解散お願いいたします！」と声掛けしましょう。
二次会ですが、基本的に行く必要はありません。
しかし、おじ様方が二次会は？と聞いてきた場合は、お店などは先輩に頼ってしまいましょう。
2次会向けのお店をストックしておくと、できる幹事力は上がりますので、飲み会前に先輩に聞いておくとよいかもしれませんね！
⑦番外編 翌日
会費徴収を事前にしていなかった場合には、傾斜をつけて徴収するようにしましょう。
（会費徴収メールサンプル）
ーーーーーーーーーーーーーーーー
タイトル：5/31(金)○○さん歓迎会 会費お支払いのお願い
△△部各位
昨日はお疲れ様でした。
表題の通り、会費のお支払いをお願いしたく、以下ご確認の上ヒデトまでお支払いのほどよろしくお願いいたします。
○○部長 1万円
○○課長 5千円
～～～～
幹事 ヒデト
ーーーーーーーーーーーーー
以上で飲み会の事前準備～当日、終了までの一連の流れをご説明いたしました。
もちろん、会社ごとにいろいろなローカルルールはあると思いますので、このマニュアルをもとにどんどんブラッシュアップしてください。
それでは、飲み会幹事を成功に収め、会社生活を楽しみましょう！
読んでいただきありがとうございました。
